Hoezo, anders vergaderen? Wel, je verandert dan de insteek bij vergaderen. Wie maakt niet mee tijdens vergaderingen dat je veel energie kwijtraakt aan de tafel. Dat je een ellenlange zit moet doorstaan met veel saaie momenten. En dat de uiteindelijke uitkomsten nou niet echt heel effectief zijn. Welkom bij de gebruikelijke vergadering! Dat kan anders. Je kunt met een doordachte teamtraining anders leren vergaderen. Zo’n training hoeft overigens zelf geen zware kost te zijn, die is vaak heerlijk doorspekt met humor. Wat zijn de effecten na zo’n training op je vergadercultuur?
- Kortere sessies
- Leukere sessies
- Helderder communicatie
- Open feedback cultuur
- Duidelijker besluitvorming
Wat levert een teamtraining ‘anders vergaderen’ op?
Anders willen vergaderen is eigenlijk synoniem voor effectief gaan vergaderen. Voor elk teamlid betekent dat meer energie krijgen dan de vergadering heeft gekost. Met goede teamtrainingen waarbij dit andere vergaderen centraal staat, kunnen organisaties, tijd, geld en overbodige energie besparen. Kies dan wel voor een teamtraining waarin als rode draad geldt dat je beter gaat luisteren en communiceren. Wat zijn de kenmerkende elementen van zo’n teamtraining?
- Biedt effectieve vergadertools
- Zorgt ervoor dat het hele team betrokken raakt
- Geeft nieuw licht op vergadercultuur
- Maakt communicatiepatronen duidelijk
- Creëert openheid tussen teamleden
Laat vergaderingen ademen
Vaak ben je gewend aan een vaste structuur als het om vergaderen gaat. Maar een standaard agenda, een structuur waar je niet van af kunt wijken en een rechtlijnige, maar vaak te eenduidige aanpak zorgen er wel voor dat de effectiviteit afneemt. Dat is jammer. Anders vergaderen betekent dan ook dat je met tools als humor en creativiteit veel levendiger samenkomsten krijgt. Zo gaat de boel niet snel op slot en komen in de discussies veel meer kansen en mogelijkheden aan bod.
Een voorbeeld van anders vergaderen
Bij ‘anders vergaderen’ train je jezelf en je team om op andere manieren te gaan denken. Er zijn een aantal creatieve kopstukken die daar modellen voor hebben ontwikkeld. Edward de Bono bijvoorbeeld is zo’n invloedrijke denker die zijn licht heeft laten schijnen over besluitvorming in teams. Van hem stamt het idee dat je zes steeds weer andere denkhoeden op kunt zetten aan de vergadertafel. Die denkhoeden staan voor een speciale manier van denken:
- Witte hoed: objectief en feitelijk denken
- Zwarte hoed: kritisch en beperkend denken
- Rode hoed: emotioneel en intuïtief denken
- Gele hoed: optimistisch en vergrotend denken
- Groene hoed: out of the box en origineel denken
- Blauwe hoed: gestructureerd en procesmatig denken
Door het inzetten van deze hoeden, krijg je uiteindelijk een betere besluitvorming. Deelnemers aan de vergadering weten wie welke hoed op welk moment draagt. En ook welk soort denken er dan verwacht wordt. Zo worden discussies minder onsamenhangend en krijgen ze meer effect. Je gaat bijvoorbeeld een teamlid met een zwarte hoed niet alleen zien als iemand met almaar beperkende zienswijzen, maar ook als iemand die soms terecht kritische kanttekeningen maakt.
Kom van die bureaustoel af
Los van De Bono’s denkhoeden zijn er nog wel een paar zaken te bedenken die bij ‘anders vergaderen’ passen. Bijvoorbeeld staand vergaderen. Zo houd je de vergadering kort en kunnen urgente kwesties snel besproken. Of wandelend vergaderen. Wie tijdens een voettocht door het park zaken met anderen bespreekt, is vaak relaxter. En last but not least: zorg voor afwisseling: niet altijd dezelfde vergaderruimte, dus. En niet altijd met exact dezelfde mensen rond de tafel. Zijn er nog vragen onbeantwoord? Vraag het dan aan de experts van TeamSpeling.